On est plus intelligent à plusieurs que seul : telle est l’idée qui irrigue le présent sujet consacré à l’équipe éducative, plus fort pour aborder les problèmes récurrents dans une entreprise.
De quoi s’agit-il ?
Actuellement, la performance des entreprises dans une société de l'information est de savoir mobiliser l'intelligence collective et les connaissances de ses parties prenantes (salariés, fournisseurs, clients,…). S'il faut, et s'il faudra toujours, savoir produire et vendre, ce n'est plus aujourd'hui un facteur suffisamment différenciateur dans la compétition internationale. Hier, l'entreprise était industrielle et commerciale. Demain il faudra qu'elle soit de plus en plus une entreprise intelligente.
L'entreprise intelligente repose principalement sur l'intelligence collective (IC) et le Knowledge Management (KM) qui ne peuvent exister et fonctionner efficacement sans les technologies de l'information. Ces outils font partie des technologies de l'intelligence augmentée (Amplified Intelligence) dont l'objet est d'étendre les capacités intellectuelles humaines, en particulier les capacités cognitives des groupes. Ces technologies ont beaucoup évolué ces dernières années en passant de l'information à la communication, puis aujourd'hui à la collaboration.
Les technologies de l'information et de la communication ont permis de rendre accessible l'information, de stocker et de partager. Les technologies de l'information et de la collaboration (intranet collaboratif) vont beaucoup plus loin. Elles augmentent la performance des interactions humaines et donnent à l'information une valeur opérationnelle.
Ah oui ! Le travail collaboratif
Vous connaissez sans doute une partie des ces outils. Je vais vous présenter les nouveaux outils du travail collaboratif car on assiste aujourd'hui à un basculement des usages du Web entre la sphère privée et la sphère professionnelle. La nouvelle génération de collaborateurs, la fameuse génération Y, qui arrive aujourd'hui dans les entreprises dispose de ses propres pratiques du Web qu'elle aimerait pouvoir retrouver dans son travail au quotidien.
Attention, Il ne faut pas confondre « travail collaboratif » et « travail coopératif » :
le travail coopératif est une coopération entre plusieurs personnes qui interagissent dans un but commun mais se partagent les tâches,
le travail collaboratif se fait en collaboration du début à la fin sans division fixe des tâches. Il associe trois modalités d'organisation :
- Il propose à tous et chacun, dans le projet, de s'inscrire dans un principe d'amélioration continue de chaque tâche et de l'ensemble du projet
- Il organise le travail en séquences de tâches parallèle
- Il fournit aux acteurs de chacune des tâches une information utile et facilement exploitable sur les autres tâches parallèles et sur l'environnement de la réalisation
Le travail collaboratif, comme le travail collectif (dont il est une des variantes) n'est pas nécessairement synonyme d'efficacité, d'efficience, ni de rapidité. Son résultat dépend de la motivation de ses acteurs à collaborer, du nombre de ces acteurs, du temps qu'ils peuvent consacrer à ce travail et de leurs compétences. Il présente l'intérêt majeur d'associer les capacités de création et de potentiellement obtenir ce qu'il y a de mieux avec les ressources disponibles dans un groupe, si les éléments de ce groupe sont motivés.
Et les outils dans tout ça ?
L’intelligence collective suppose une agrégation d’intelligences individuelles. Les outils favorisant l’accès de chacun à la connaissance des autres vont augmenter les capacités individuelles. Ces allers retours entre l’individuel et le collectif produisent une optimisation de l’intelligence collective, inséparable de la composition des connaissances de chacun de ses membres. L’accès à l’information est primordial pour l’évolution individuelle et donc collective.
Les outils facilitant l’accès à l’information
Les outils de représentation et de modélisation des données
Ces outils ont pour objectif de faciliter l’accessibilité des informations, en en donnant une représentation structurée. Les structures sont entourées de normes, indispensables pour une communication efficace.
Normes et standards
La création de standards permet de normaliser l’information sur Internet. Les logiciels vont pouvoir traiter des formats de données compatibles.
En voici une liste partielle :
– Les formats d’enregistrement de données : base de données Sql, Oracle, LDAP,
– Les formats de documents : html, xml, xhtml, XPointer, XML Base, XLink, XSL, RDF, SMIL, SVG, WML, OPML, VRML…
– Les langages de définition de type (DTD, XML Schema, RDF Schema)
– Les langages d’ontologies permettant la représentation de concept (OML, XOL, OIL)
– Les langage de “service” : Web services, SOAP, XML-RPC
Outils de cartographie de l’information
Les outils de cartographie ont pour objectif de permettre une visualisation aussi simple que possible d’un nombre très élevé de données. On pourra citer notamment :
- Les arbres de connaissances de Pierre Lévy et Michel Authier exploité dans le module Gingo du logiciel See-k, développé par la société Trivium
- La cartographie dynamique des membres d’un réseau leur permettant de se rencontrer géographiquement et de traiter des problèmes de dimension régionale (par exemple Tela Botanica)
- L’arbre des forums : lorsque la communauté croit en dimension il est nécessaire de répartir les discussions sur des forums thématiques distincts. Afin de garder la vision globale de l’ensemble, Tela Botanica a développé une représentation graphique de la communauté des forums sous forme d’un arbre dont les attributs (position et longueur des branches, couleur des feuilles) sont indexés sur les caractéristiques des forums (nombre de messages, date de création du forum, nombre de personnes…)
Beaucoup d’autres logiciels utilisent des représentations cartographiques. par exemple Calliope qui recherche la pertinence dans les textes, Kartoo.com, un moteur de recherche dont la sortie est une cartographie des résultats obtenus, l’outil de Textmining de Temis ou encore MindManager?, développé par la société Mindjet, un outil pour le travail collaboratif dans les organisations qui utilise des cartes mentales (mon CV Mind Map)
Le Web sémantique
Le web sémantique a été élaboré par le W3C avec l’aide de nombreux chercheurs et d’industriels. L’objectif est de trouver un autre langage que le langage naturel pour représenter les données dans les différents documents afin qu’il soit analysable et interprétable par les différents logiciels. Sa structure est basée sur la technologie RDF (Resources Description Framework). Il s’agit d’une extension de l’utilisation du web dont l’objectif est de mettre en collaboration effective les hommes et les machines.
Outils de recherche de données
Les moteurs de recherche
Face à la masse d’informations présente sur le Web, de nombreux moteurs de recherches se sont développés. On pourra citer notamment Google, le moteur de recherche actuellement le plus utilisé (plus de 200 millions de recherches par jour), Yahoo ou Altavista qui sont des applications généralistes et destinées à un large public. Beaucoup de moteurs de recherche sont spécialisés dans un domaine précis afin d’obtenir des résultats plus fiables, comme NecResearch Spécialisée dans la documentation scientifique ou Aleph, moteur de recherche spécialisée en Sciences humaines, …
Les agents et outils de veille automatique
En plus des moteurs de recherche, des agents ont été développés. Il s’agit de programmes qui circulent sur les réseaux à la recherche d’informations. Ils sont le plus souvent spécialisés dans des tâches précises, par exemple ceux vendus ou diffusés par la société Agentland :
- Copernic Agent Personal, un méta agent qui utilise les résultats de plusieurs moteurs de recherche
- InfoFinder, qui peut produire des résumés des sources qu’il parcourt
- PicaLoader, spécialisé dans la recherche d’images
Quelques techniques de pointe
Certaines techniques d’intelligence artificielle vont également permettre une gestion distribuée des connaissances, notamment les systèmes experts et les CBR (Case Based Reasoning) qui permettent à des experts et à partir de base de connaissances et souvent d’heuristiques de gérer des évènements en fonctions de l’expérience et donc des cas précédemment enregistrés ; également les algorithmes de datamining qui ont pour but de traiter des grandes base de données afin d’en extraire des informations pertinentes. De plus de nombreux algorithmes avancés (algorithmes d’IA, de recherche opérationnelle et d’optimisation) consacrés à la gestion de la connaissance permettent d’exploiter la masse d’information.
Les outils facilitant la communication
Plusieurs outils facilitent la communication, c’est-à-dire le partage et la confrontation des informations et réflexions qui en découlent, entre les individus au sein de communautés de pratique. Ces outils sont largement utilisés dans le monde de l’entreprise car ils apportent aux employés et aux chefs d’entreprise une nouvelle forme de coopération.
Les outils favorisant la communication électronique
Les outils les plus utilisés sont les suivants :
– Les messages électroniques ou mails.
– Les « chats »
– Les forums de discussion électronique (newsgroup)
– Les forums-projets (par exemple de Tela Botanica)
– Les systèmes de Foires aux questions (FAQ)
– Les logiciels peer-to-peer de messagerie instantanée
– Les tableaux blancs et les systèmes de visioconférence
Les outils au service de la collaboration
Beaucoup de logiciels ont pour objectif de centraliser les données. Ils sont notamment utilisés pour une gestion des mails comme Microsoft Exchange ; gestion du temps et des ressources avec par exemple Micosoft Project Server ; centralisation et partage de documents avec Microsoft Share Point ; …Au-delà du monde de l’entreprise, on pourra citer la technologie Wiki qui permet de partager l’édition d’un site web entre plusieurs internautes. Ces sites offrent un réel espace de collaboration et de partage, chacun ayant la possibilité de modifier le contenu. Il ne faut pas oublier les outils liés au Personal Knowledge Management (PKM) favorisent l’IC.
D’un point de vue du management :
Dans une entreprise intelligente, il est important de distinguer réflexion collective et communication collective :
- La communication permet d'échanger des informations sans qu'il y ait forcément des coopérations intellectuelles.
- La réflexion implique des coopérations intellectuelles qui permettent de créer l'information, de lui donner du sens et d'interagir sur l'information existante pour la transformer en une nouvelle information.
Cette distinction est importante : on pense souvent coopérer alors qu'on ne fait que communiquer. Emettre ou recevoir une information est une activité courante. Par contre, co-construire une information est beaucoup plus rare et difficile.
Il est également important de distinguer réflexion collective et décision collective. Le premier réflexe d'une personne à qui on parle d'IC est souvent : "C'est bien joli votre affaire mais il faut bien qu'un chef décide !". On vous expliquera ensuite que l'IC dans une entreprise, c'est très dangereux : cela conduit à créer une entreprise démocratique (une organisation dans laquelle toutes les décisions seraient prises à la majorité). La confusion est donc grande dans les esprits entre réflexion et décision et elle n'est pas fortuite.
Elle sert à effrayer ceux qui voudraient changer l'état actuel des choses. Cependant l'IC n'a rien à voir avec l'action de décider en tant que telle mais avec l'action de réfléchir, de coopérer, d'innover, de créer... L'IC contribue certes au processus d'émergence de la décision mais n'impacte pas directement la prise de décision. Peu importe que la décision soit celle d'un seul ou de plusieurs. Ce qui est important, c'est que la construction de la décision ait mobilisé l'intelligence collective et les connaissances.
Les managers sont nombreux à résister aux processus d'intelligence collective parce qu'ils pensent qu'ils vont perdre leur pouvoir. En fait, l'IC n'induit pas une redistribution du pouvoir (chacun reste à sa place, chacun conserve la même quantité de pouvoir) mais un changement dans l'exercice du pouvoir, dans les modes de management. L'IC implique donc une nouvelle gouvernance des organisations qu'on appelle le management de l'intelligence collective.
Pour favoriser l'intelligence collective d'une équipe, un manager doit développer six capacités :
- La capacité à composer une équipe pluridisciplinaire
- La capacité à intégrer les diverses intelligences individuelles
- La capacité à collaborer ensemble
- La capacité à apprendre (avec et par) les membres de l'équipe
- La capacité collective à résoudre des problèmes et à participer à la construction de la prise de décision
- La capacité à créer une vision commune pour mieux s'adapter et agir
Ça fait beaucoup, en bref ?Dans une économie de la production, la création de valeur est fondée sur le territoire, le travail et le capital.
Dans une économie du savoir, la création de valeur dépend principalement des idées et de l'innovation qui se trouvent dans la tête des gens.
On ne peut pas leur prendre par la force. On peut seulement mobiliser l'intelligence collective et les connaissances. L'entreprise intelligente implique un changement par rupture qui provoquera naturellement beaucoup de résistances. Mais il s'agit d'une innovation sociale.
Heureusement, des outils informatiques favorisant ce changement. L’outil idéal serait une plate-forme qui intègrerait par exemple les fonctionnalités suivantes :
- des outils informatiques (logiciels, progiciels: Enterprises Resources Provider, Client Resources Manager, Human Resources Management)
- des guides ou méthodes de travail en groupe, pour améliorer la communication, la production, la coordination.
- un service de messagerie (ex. : messagerie rapide peer to peer) ;
- un système de partage de ressources et de fichiers (Client/Serveur et peer to peer) ;
- des outils de type forum, pages de discussions, "chat" multi-utilisateurs, etc. ;
- un trombinoscope, ou annuaire des profils des utilisateurs ;
- des blogs, par projet ou par thématique ;
- un système de vote ou de notation (rating) sur les articles ;
- un calendrier ;
- un système d'archive collective, et de pages personnelles ;
- un index ou outil listant les tâches faites et à faire ;
- des outils complémentaires (AudioConférence, conférence téléphonique, élaboration partenariale d'arbres heuristiques, etc.)
Dans le but de trier, organiser, et rendre accessible à l’Homme les connaissances dont il dispose. Mais leur succès nous confronte actuellement aux limites de l’essai de partage : « Trop d’information tue l’information ». Il s’agit maintenant de réfléchir aux conditions de rendre l’immensité des connaissances disponibles, non seulement accessibles, mais utilisables, ce qui renvoie à une recherche de modélisation.
Voilà c'est un sujet qui mériterait bien plus, j'essaierai, si j'ai le temps, de faire un petit résumé.
